皆さんは、仕事の情報はどのように整理していますか？
ひとくちに仕事の情報と言っても
- お客さまに関する情報
- 〆切の予定
- 作業の流れやタスク管理
- 打ち合わせの記録
- 入金管理
など、さまざまな種類があります。
私の場合、複数の案件が並行して動いていたりします。
また、案件によって作業内容や期間も変わります。
この作業って前にどれくらいの金額で受けてたかな。どんなタスクがあったっけ。と1年前や2年前を振り返ることもあります。
でも、ノートだと、時系列を跨いでいったりきたりするのが不便なんですよね。
最近、Notionが思いのほか使いやすいということに気づきました。
notionで作るプロジェクト管理ノート使い方
notionはメモやタスク、スケジュールなどを一箇所にまとめて整理できるアプリです。
会員登録して、無料で使えます。
私はデータベースを使って
- プロジェクト名
- 受注日
- 完了日
- 金額
- 作業の種類
- メモ
という項目を用意しています。
プライバシーに配慮したプロジェクト名
ポイントとしては、お客様の名前など個人情報は一切入れていません。
万一、画面共有しているときにnotionのページが映ってしまった時でも、何の話かわからないように工夫しています。
あと、ないとは思うけど、notionから情報流出しないように。念のためです。
私はイニシャルと作業を組み合わせてプロジェクトの名前を作っています。
例えば鈴木太郎さんのWordPress作業なら、STWみたいな感じ。
このへんは自分がわかればOK!
忘れるために全部ページに書いとく
ページの中には
- 依頼内容
- ミーティングの記録
- Googleドライブ（資料や関連ファイルの保管先）のリンク
- 作業ログ
- メモ
などを記載しています。
これはどんな作業によってか変わってきますが、
「記憶喪失になっても分かる」ように書いています。
数ヶ月前に自分が書いたもの見て、
「なにしてたんだっけ？」
「どうしてこの作業したんだっけ？」
となることはよくあります。
過去の自分はもう他人だ。
自分の記憶力を過信せず、
お客様とどんな話をしていたか、
どんな作業をどんな手順で行ったか、
なぜその作業が必要だったか、
後でまた話題になりそうなことは全部記録しています。
あと、地味に大切なのがメモ。
やってみた時の感想を書いています。
自分の見積もりに対して、実際の作業が大変だったなど、反省点をメモしていけば、次に活かしやすくなります。
（フリーランスとしては、安請け合いして、後で泣きをみるということは避けたい・・・！）
個人的お気に入りポイント
いろんな情報が一つにまとまる
notionは画像を貼り付けたり、リンクを貼り付けたり、いろんな情報を１ページに入れられるのが気に入ってます。
みやすくレイアウトできるのが便利〜。
これまで、図解するならパワポを開いて、文章はドキュメントで、とファイルを行ったり来たりするのが面倒だったんですよね。
最近は、打ち合わせ資料など、整理して、人に説明するための資料はnotionで作っちゃってます。
ささっと共有しやすい
notionで作ったページはリンクで共有できます。
私は打ち合わせの記録や作業の段取りリストなどを、会議の後に送っています。
見るだけならログインしなくてもいいので、お客さまにも負担がない。
スマホやタブレットでも整形してくれるので、使う端末を気にしなくていいのが嬉しい。
出先でスマホからちょこっと内容を確認したり、追記したりもできます。
過去の情報を遡りやすい
データベースのおかげで、各案件の目録がまとまっているので、時間軸やカテゴリで検索しやすい。
お客様の軸で調べることもできるし、作業の種類で調べたりもできる。
新しいお仕事を引き受けるときに、過去の似た案件を振り返りながら見積もりを行えるのですごく便利です。
notionを使ったプロジェクト管理。
お仕事記録の参考になりましたら、幸いです〜
▼お部屋のクローゼット管理にもnotionは使えます
